Читальный зал Государственного архива ЗКО функционирует в составе отдела по работе с исследователями и информационных технологий и занимает помещение общей площадью 48 кв.м., совмещенного с залом заседаний. Количество посадочных мест для исследователей составляет – 5 мест.

Читальный зал оснащен проектором, микрофонами и усилителями звука для проведения совещаний и мероприятий и на сегодня является единственным местом проведения мероприятий в архиве. Здесь имеется стеллаж для выставления наиболее востребованных книг и брошюр.

Ввиду отсутствия свободных площадей читальный зал не оснащен участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, а также отсутствует временное хранилище.

Распорядок и регламент работы читального зала согласно п.46 "Порядка работы пользователей читального зала государственного архива Западно-Казахстанской области" (далее -Порядок), принятого приказом руководителя «Управления культуры, архивов и документации Западно-Казахстанской области» №27-нқ от 30 марта 2015 года, устанавливается в каждом отдельном архиве самостоятельно по решению руководства архива.

Общий регламент регламент работы читального зала госархива ЗКО: ежедневно с 10-00 до 17-00 с перерывом на обед с 13-00 до 14-00.

Регламент работы читального зала архива для каждого отдельного пользователя: согласно пропускному режиму и в установленные для конкретного пользователя дни рабочей недели.

Суббота и воскресенье – выходной. Каждый последний рабочий день месяца проводится санитарный день.

На сегодня работа исследователей в читальном зале государственного архива регламентируется вышеуказанным порядком, который в свою очередь был разработан в соответствии с приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан №58 от 2 октября 2000 года и постановлением Правительства РК №1604 от 26 декабря 2011 года "Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и  специальными государственными архивами"

В них оговорены порядок оформления пользователей, доступа к архивным фондам и документам, копирования архивных документов, указаны права и обязанности пользователей, их ответственность за нарушение правил, а также распорядок работы читального зала.  Текст правил размещен на стенде в помещении читального зала для ознакомления пользователями.

Работа в читальном зале архива носит самостоятельный характер для каждого пользователя и основывается на самостоятельном планировании пользователем направления его исследования, всестроннем изучении им имеющегося научно-справочного аппарата и архивных документов, хранящихся в архиве и собственноручном фиксировании, переносе и конспектировании обнаруженных им в процессе поиска сведений.

Пользователей читального зала обслуживает старший специалист среднего уровня квалификации - архивист отдела по работе с исследователями и информационных технологий. Его функции и обязанности оговорены в должностной инструкций, утвержденной директором архива в ноябре 2013 года.

В обязанности сотрудников читального зала входит:

1. Обеспечение неукоснительного соблюдения требований правил работы в читальном зале,
2. Консультирование пользователей по вопросам распорядка работы читального зала, услуг, оказываемых архивом через читальный зал, порядке и условиях их предоставления,
3. Предоставление имеющегося научно-справочного аппарата и автоматизированных информационно-поисковых систем,
4. Консультирование пользователей по составу и содержанию документов в соответствии с темой исследований, имеющихся в архивных справочниках,
5. Информирование пользователей о существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течении которых они будут действовать,
6. Проверка физического состояния и контроль сохранности выдаваемых пользователю и принимаемых от пользователя дел,
7. Осуществление копирования заказов пользователей в соответствии с правилами,
8. Ведение учетных форм и журналов согласно правилам.

В обязанности сотрудников читального зала не входит планирование и построение схемы поиска для пользователя, не входят функции поиска необходимых пользователям информации, их фиксирования, расшифровки, прочтения и перевода.

К работе в читальном зале допускаются совершеннолетние граждане по удостоверениям личности, оформившиеся согласно требованиям.

На каждого пользователя заводится дело, содержащее необходимую информацию о пользователе и его научной работе – анкета, заказы пользователя, вторые экземпляры изготовленных копий. На каждую тему исследования заводится тематическая карточка.

Учет пользователей и тематических исследований в читальном зале с 2011 года ведется как в традиционной бумажной форме в виде личных дел, так и в виде электронной базы данных. Это позволяет увидеть исследовательскую работу в целом, позволяя накапливать информацию о пользователе, целях его исследования, о документах и печатных изданиях и НСА, которыми он пользовался, а также о заказанных и полученных им копиях. Проведение этих мер позволит отслеживать потребности пользователей и предоставит возможность унифицировать поиск документов по наиболее затрагиваемым темам исследований. 

Выдаваемые пользователям научно-справочный аппарат и архивные единицы хранения учитываются в специальных журналах, которые выдаются под роспись пользователей. При их возврате сотрудник читального зала проверяет целостность и состояние возвращаемых документов. При обнаружении пользователем в процессе работы повреждений документов об этом сообщается сотруднику читального зала и составляется соответствующий акт.

Копии документов для пользователей изготавливаются сотрудником читального зала на основании заказов пользователей с помощью цифрового фотоаппарата. По желанию пользователей одновременно с бумажными заверенными копиями предоставляются их электронные копии при условии предоставления пользователем своего флеш-носителя.

Правила работы пользователей читального зала государственного архива Западно-Казахстанской области обязательны к исполнению всеми пользователями читального зала.

Пользователь, нарушивший требования настоящих Правил, может быть временно лишен права заниматься в читальном зале и получать копии архивных документов. Решение об этом принимается руководством архива и сообщается в обязательном порядке организации, направившей пользователя в архив, или по месту работы (учебы).

Ущерб, причиненный Национальному архивному фонду, подлежит возмещению в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Для получения сведений о работе читального зала можно позвонить по телефону: 8 (7112) 504319.