Об электронной базе данных

База данных «Электронный архив» сформирована и ведется в соответствии с «Методическими рекомендациями по созданию и наполнению электронной базы данных «Список фондов, реестр описей, единиц хранения и документов», утвержденных протоколом ЭК Государственного архива ЗКО № от 2012 года и согласованных протоколом ЭПК Западно-Казахстанского областного управления архивов и документации № от 2012 года.

База данных является частью научно-справочного аппарата архива и содержит открытые данные о наименованиях организаций - фондообразователях, перечне описей и единиц хранения, которые были переданы ими на постоянное хранение в наш архив.

Информация по вносимым данным будет обновляться на сайте ежеквартально.

Сведения в базу данных вносились на том языке, на котором составлены источники-оригиналы документов.

В электронной базе данных не отображена информация, которая согласно ст.16 Закона РК «О национальном архивном фонде и архивах» и п.447 «Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами», является информацией ограниченного распространения и доступа.

К архивным документам ограниченного доступа относятся:

1. архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты или иные охраняемые законами Республики Казахстан тайны; 
2. архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности; 
3. архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования. 

 

О поисковой системе к базе данных

Поисковая система к базе данных (далее – ПС к БД) предназначена для получения сведений о наличии документов в архиве, определении их архивного шифра для дальнейшей ссылки на найденную информацию.

Для удобства пользователей ПС к БД представлена в виде «Каталога фондов»,«Архивного шифра» и "Расширенного поиска".

ПС к БД содержит информацию о документах, начиная от уровня фонда и заканчивая уровня краткого содержания документов внутри единиц хранения, а именно: заголовки фондов, исторические справки, аннотации к фондам, заголовки описей, заголовки единиц хранения (единиц хранения) и внутренние описи единиц хранения.

 

Об основных возможностях поисковой системы к базе данных

ПС к БД имеет следующие возможности:

• Поиск;
• Просмотр;
• Печать результатов поиска.

На настоящий момент (25.08.2017) на веб-сайте размещена база данных, содержащая следующее количество введенных данных от общего количества архивной информации в архиве:

№№ пп	Наименование показателей	Всего имеется в архиве	Всего внесено в базу	% охвата
1	Наименования фондов	2485	2485	100
	Аннотаций к фондам	284	284	100
	Исторические справки к фондам	Не подсчитано	636
2	Наименование описей	6704	6704	100
	Отсканировано описей	6704	6693	99,8
3	Наименование единиц хранения	656178	670072	102,2
	Отсканировано единиц хранения	656178	928	0,11
4	Наименований документов	Не подсчитано	232938