Сандау және электронды каталогтар құрастыру жұмыстарының жайы туралы
Қазақстан Республикасы Президенті өзінің «Қазақстан – 2050» Стратегиясы қалыптасқан мемлекеттің жаңа саяси бағыты» атты халыққа жолдаған Жолдауы мен 2013 жылғы 8 қаңтардағы "Ақпаратты Қазақстан - 2020" мемлекеттік бағдарламасы және "Мемлекеттік бағдарламалар тізбесін бекіту туралы" 2010 жылғы 19 наурыздағы № 957 Жарлығына толықтыру енгізу туралы» №464 Жарлығында мұрағаттардың интернет-ресурсының жұмыс істеуін қамтамасыз ету, мұрағат құжаттарының мемлекеттік сақтандыру қорын құру, оны жаңа (цифрлық) жеткізгіштерге көшіру, құжаттарды ақпараттық іздеу функционалы бар Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын автоматтандырылған есепке алудың бірыңғай жүйесін және бірыңғай электрондық мұрағат жүйесін құру бойынша жұмыстарды қолға алуды міндеттеген болатын және осы тапсырмаларды орындау жөнінде Үкіметтің де сәйкесінше бағдарламасы да қабылданды.
Аталған міндеттерді іске асыру, мұрағатшылар мен мұрағаттық ақпаратты пайдаланушылардың қызметіне жаңа технологиялар мен жаңа жұмыс әдістерін енгізу мақсатында біздің облыстық мемлекеттік мұрағатта да белгіленген жүйелі жұмыстар атқарылуда.
Атап өту қажет, облыстық мұрағат облыс әкімдігінің қаулысымен дербес мемеке ретінде 2012 жылдың тамыз айында бөлініп шықты, мекеме құрылған күннен бастап ақпараттандыру жұмыстарын қолға алу үшін облыстық мұрағаттың оқу залы жанынан ақпараттық технологиялар бөлімі ашылды, мұнда 3 қызметкер қызмет етеді.
Соңғы 2 жылда мұрағаттың компьютерлік паркі 50%-ға жаңартылды: қосымша 10 компьютерлер, А3 форматты сканер және көпфункционалды құрылғы алынды. Күні бүгін мұрағаттың барлық қызметкерлері жаңа компьютерлерлік құралдармен жабдықталған, көшірмелеу және цифрлау құрылғылармен қамтылған. Мұрағатта қолданыстағы сканерлер мен принтерлер басым көпшілігі А4 форматта.
2006 жылдан бері мұрағатқа интернет желісі мен локалды жүйе қосылып, е-акимат порталы арқылы халыққа қызмет көрсетілуде.2014 жылы мұрағаттың алғашқы веб-сайты жасалып іске енгізілді.
Сонымен қатар, электрондық каталогтар жасақтау үшін 7 шағын мәліметтер қорының қалыптары дайындалды. Ол «Электрондық мұрағат», «Толықтыру көздері», «Нотариалдық іс-әрекеттер», «Марапатталғандар», «Зерттеушілер», «Метрикалық кітаптар» және «Сақтау мерзімдері көрсетілген істер тізімдемесі» мәліметтер қорлары. Соның ішінде «Электрондық мұрағат», «Толықтыру көздері», «Марапатталғандар» және «Зерттеушілер» мәліметтер қорлары бойынша мағлұматтар енгізу жұмыстары айтарлықтай.
Мысалы, 2014 жылдың 1 қарашадағы жағдайы бойынша «Электрондық мұрағат» қорына 1912 қор атауы, 1912 қордың 5033 тізімдеме атауы, 185987 істің атауы, 50732 құжаттың атауы енгізілді.
Сонымен қатар, 284 қордың аңдатпасы, 323 қордың тарихи анықтамасы, 739 қордың 1725 тізімдемесі және 8 қордың 89 істері сандалды.
Цифрланатын құжаттардың саны өте ауқымды. Нақты айтқанда, мұрағаттағы 1912 қор бойынша 550 мыңнан астам сақтау бірліктерін алдымен қорға енгізіп одан әрі цифрлап өту қажет. Сондықтан осы жұмыстарға кеңінен қоғамдық қызметкерлер, студенттер және жастар практикасы мамандары тартылады. Осындай жұмыстар мұрағаттың Сырым және Жалпақтал филиалдарында да жүруде.
Сандау жұмыстарының мәні өте зор. Қолданыстағы қағаз түріндегі мұрағаттық құжаттарды бір жүйеге келтіріп толықтай электрондық түрге көшірген жағдайда әрі мұрағатшылар үшін, әрі мұрағаттық құжаттарды пайдалануышлар үшін қолайлы жағдай орнатылатыны сөзсіз. Бүл дегеніміз – электрондық құжаттармен жұмыс барысында шапшаңдық, сенімділік пен ұзаққа төзуі, көппайдаланушы тәртіп, дистанциялық қол жеткізу, болашақта кез келген бағдарламалық жасақтамалармен біріктіру мүмкіндігі, қағаз түріндегі түпнұсқалардың сақталуы мен мұрағатшылардың жұмыс гигиенасының жақсаруы деген сөз.
Ал ең бастысы, осы атқарылып келетін жұмыстардың нәтижесін біз мұрағаттың веб-сайтына жариялауды жоспарлаудамыз. Қазірдің өзінде ресейлік мұрағаттардың сайттарынан көріп отырған электронды каталогтар сияқты жобаны біздің сайтта да жасақтау көзделген болатын. Мұндай жоба отандық мұрағаттар сайттарынын арасында алғаш рет тек біздің мұрағатта енгізілмек.
Автоматтандырылған іздеу жүйесімен қамтылған электронды каталогтарды веб-ортаға орналастыру дегеніміз пайдаланушыларға алдын ала мұрағаттағы ақпараттың құрамымен танысу мүмкіндігін ұсыну, тіпті қажет болған жағдайда, мұрағаттық ақпаратты белгілі бір ізделетін сөзбен, мұрағаттық шифр арқылы немесе құжаттың құрылған жылы арқылы тез тауып алуға қол жеткізу деген сөз.
Қазіргі таңда веб-ортада электрондық мәліметтер қорына іздеу модулін жасақтау жөнінде арнайы техникалық тапсырма дайындалды, оның орындаушысы белгіленіп, бағдарламалау және интеграциялау жұмыстары қарқынды жүріп жатыр. Осы жылдың соңына дейін «Электрондық мұрағат» электрондық қорына арналған сайттың іздеу модулін жасау аяқталып, келесі жылдың басынан оны қолданысқа енгіземіз деген үміт бар.
БҚО ММ зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімінің басшысы
А.Искакова
21.11.2014 жыл
Зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімінің қызметкерлері тізімдемелерді қорға енгізу және сандау үстінде (2014 жыл)
"Электрондық мұрағат" электронды мәліметтер қорының көрінісі
Веб-сайтқа енгізу үшін дайындалу үстіндегі "Электрондық мұрағат" мәліметтер қорына арналған іздеу модулінің сыртқы көрінісі
