План работы отдела по работе с ведомственными архивами на 2017 год составлен исходя от общего плана работы архива ЗКО.
1.Ведомственный отдел.
Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организаций документов в делопроизводстве государственных и негосударственных организаций.
В работе по данному направлению основное внимание будет уделено обеспечению качественного формирования документов Национального архивного фонда РК, повышению качества отбора документов на государственное хранение.
2.Взаимодействие с архивными, экспертными и
делопроизводственными службами организаций-источников комплектования.
Осуществлять работу по взаимодействию с организациями-источниками комплектования в вопросах текущего документирования, обеспечения сохранности документов в ведомственных архивах и передачи их на государственное хранение. Подготовление документов и участие в работе экспертной проверочной комиссии.
3.Методическая помощь организациям-источникам комплектования.
Оказывать методическую помощь организациям источникам комплектования в организации делопроизводственных и архивных служб. По плану: составление и усовершенствование номенклатуры дел – 95 организаций; согласовать Положение о ведомственном архиве и экспертной комиссии – 50 организаций; провести научно-техническую обработку - 45 организаций. Проведение обучающих семинаров-совещаний с работниками делопроизводственных служб и ответственных за ведомственные архивы - 3. Планы семинаров согласовать с ЭК государственного архива.
Темы семинаров:
1. Нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность формирования, хранения и использования документов Национального архивного фонда и государственного управления архивным делом в РК.
2. Правила разработки и составления номенклатуры дел в государственных и негосударственных организациях.
3. Правила проведения научно-технической обработки архивных документов. Порядок передачи документов НАФ на постоянное хранение в государственный архив.
Разработать методические рекомендации по научно-технической обработке, сбора документов фондов личного происхождения, составления и усовершенствования номенклатуры дел.
Организовать проведение паспортизации организаций, являющихся источниками комплектования государственного архива. Подготовить письма на имя руководителей организаций для проведения паспортизации.
Организовать выход в организации для оказания практической помощи.
Учет и пополнение источников комплектования.
Формирование списков источников комплектования. Обновить списки источников комплектования и вынести для утверждения на ЭКП. Ведение базы данных источников комплектования. Продолжить работу с держателями документов личного происхождения по установлению связей с владельцами документов, ведению переговоров о передаче документов личного происхождения на хранение в государственный архив.
Начальник отдела по работе
с ведомственными архивами
Б.Хасенова
